○豊郷町文書取扱規程
| (平成16年1月13日訓令第1号の1) |
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豊郷町文書取扱規程(平成15年訓令第21号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条－第5条)
第2章 文書の受領、配布および収受(第6条－第9条)
第3章 起案および回議(第10条－第16条)
第4章 浄書および発送(第17条－第21条)
第5章 文書の整理および保存(第22条－第33条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他別の定めがあるものを除くほか、町の文書事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(文書事務取扱いの原則)
第2条 文書事務の取扱いは、正確かつ迅速に行い、常にその向上を図らなければならない。
(総務課の職務)
第3条 総務課は、文書管理主管部署として文書事務全体に関する運営、指導および調整等を行うものとする。
(課長の職務)
第4条 課長は、各課における文書事務の責任者として、常にその円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第5条 課長の文書事務を補佐する者として、各課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、次に掲げる役割を担当する。
(1) 文書および物品の収受、配布および発送に関すること。
(2) 起案文書の審査、文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の整理、保管、保存および廃棄に関すること。
(4) 文書事務の指導および改善に関すること。
(5) その他文書の取扱について、必要な事項に関すること。
3 文書取扱主任は、課長が課員の中から指名するものとする。
第2章 文書の受領、配布および収受
(文書の受領)
第6条 町に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、課の所管事務に係る文書で各課に直接到達したものは、当該課において受領することができる。
2 勤務時間外に到達した文書は、当直者(豊郷町役場処務規則、昭和55年規則第5号)を経て、総務課が受領する。ただし、緊急または総務課長の承認を得た文書は宛名人が直接受領することができる。
(文書の配布)
第7条 受領した文書は、次の各号に定めるところにより配布する。
(1) 親展文書、書留、配達証明、内容証明および特別送達等の取扱いをされたものならびに電報(以下「特殊文書」という。)は、開封せず、封皮に日付印を押印し、特殊文書受付簿(様式第1号)に所要事項を記入のうえ直接宛名人に配布し、受領印を徴する。この場合において、宛先が不明確な文書は、開封して配布先を確認した上で宛名人等に配布する。
(2) 特殊文書以外の文書は、配布先の明確な文書にあっては閉封のまま、不明確な文書にあってはこれを開封し主管課を確認した上で、文書配布棚を通じて各課に配布する。
2 2以上の課に関係のある文書は、総務課において、最も関係の深いと認める課に配布する。
3 配布を受けた文書で、その所管に属さないものがあったときは、直ちに総務課に返送しなければならない。この場合において、総務課長は関連すると思われる課長と協議のうえ配布先を決定する。
(文書の収受)
第8条 各課は、配布文書(各課に直接到達した文書を含む。)を点検の上、収受の必要がある文書については、その余白に受付日付印を押印する。ただし、刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する軽易な文書については、日付印の押印を省略することができる。
2 日付印を押印した文書は、さらに文書受発件簿(様式第2号)に必要事項を記入する。ただし、単なる資料、ポスター等軽易な文書であらかじめ主管課の課長等が指示した文書については、文書受発件簿への記載を省略することができる。
3 回答文書等については、収受の際に記入した文書受発件簿に必要事項を記入する。
4 文書受発件簿は、毎月末、年度終了時または総務課の指示があったとき、総務課へ提出しなければならない。
5 前項の文書で収受の日時が権利の得喪または変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、取扱者の認印を押印しておかなければならない。
(送料未納等の取扱い)
第9条 送料の未納もしくは不足の文書または物件で官公署または官公立学校の発送に係るものおよび総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い収受することができる。
第3章 起案および回議
(処理)
第10条 課長は、文書の配布を受けたときは、遅滞なく閲覧し、自ら処理するものを除くほか処理の方針を示して、これを係主任に配布しなければならない。
2 文書の処理は、速やかに行わなければならない。期限のあるもので、その期間内に処理することができないときは、あらかじめ期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(起案)
第11条 新しい事案または重要と認められる事案は、あらかじめ上司の指揮を受けて処理しなければならない。
第12条 事案を処理するには、次の各号によるものとする。
(1) 起案については、様式第3号による起案用紙を用いて起案を行う。この場合において、様式第4号による起案文書登録簿にも所要事項を記入しなければならない。
(2) 文書の返付または軽易と認められる事案につき照会、回答、督促等をするときは、様式第5号による附箋または様式第6号による照復用紙を用いることができる。
(3) 証明は様式第7号による証明簿によらなければならない。
[様式第7号]
(4) 前3号の規定にかかわらず、定例の事案については一定の簿冊をもって回議することができる。
2 文書の起案にあたっては、常用漢字(昭和56年内閣告示第1号)および現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)を用いなければならない。
(回議書の記載)
第13条 回議書には必要により、本文の前に処理の理由を簡明に記述し、および関係法規その他参考となる事項または書類をその末尾に付記し、または添付しなければならない。
(特別の取扱いを要する回議)
第14条 特別の取扱いを要する回議には、その種別を重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、はがき、例規等上部欄外に表示しなければならない。
2 回議中機密を要するものは、課長または起案者自ら携帯して決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第15条 回議は、起案者、主任、主査、課長補佐、課長の順で押印を受ける。
(合議等)
第16条 他の課に関係ある事案は、主務課長の決裁を受けた後、当該関係課長に合議しなければならない。
2 合議は、関係の深い課から順に行う。
3 事案が廃案となり、または重要な変更を受けたときは、合議した課長にその旨を通知しなければならない。
4 合議において異議あるときは、異議のある関係課において異議の趣旨を起案用紙裏面または紙片に記載し主管課へ返付しなければならない。
第4章 浄書および発送
(浄書)
第17条 決裁を得た回議書で浄書を要するものは、主管課においてしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは総務課において浄書し、回議書は主務課に送付しなければならない。
(1) 議会に関する文書
(2) 条例、規則、規程、告示等の文書
(3) 請願書、陳情書および重要な申請書
(4) その他町長において必要と認める文書
2 浄書を終ったときは、回議書と校合し、浄書者および校合者は回議書の所定の箇所に押印しなければならない。
(簿冊等による回議)
第18条 簿冊により回議書にかえて処理する文書の指令、証明等は、特別の定めがあるものまたは保存の必要があるものを除くほか、主管課において文書の余白に必要事項を記載して交付することができる。
(文書の発送)
第19条 文書の発送は、総務課において行う。ただし、急を要するときまたは発送する量が多いときは主管課から発送することができる。
2 主管課は、書留、速達、親展その他特殊な扱いによるものは、その旨を明記し総務課に送付する。
3 発送する文書は、文書受発件簿に登録する。
(日付け)
第20条 文書の日付けは、施行の日を用いなければならない。
(勤務時間外の発送)
第21条 勤務時間外において急を要する文書または物品を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。ただし、特に急を要するものは、この限りでない。
2 前項の文書または物品は、回議書とともに当直員に回付しなければならない。
第5章 文書の整理および保存
(整理)
第22条 文書は常に整理し、重要なものは、天災事変に際して速やかに持出せるようにあらかじめ準備するとともに紛失、火災および盗難の予防を完全にしなければならない。
(文書管理の体制)
第23条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに文書分類表変更届(様式第8号)を用いて細分類項目の変更を検討し、その変更内容を総務課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
(2) 文書の移し換えおよび廃棄の際に、文書の保存年限等の見直しを行った場合
3 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目および小分類項目の変更を検討し、その変更内容を総務課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
4 総務課は、前2項に規定する変更内容を確認調整の上、速やかに新たな文書分類表を庁内各課に提示しなければならない。
(文書の整理)
第24条 文書の整理は、簿冊により行う。
2 簿冊には、次に掲げる事項を記入したタイトルを公文書にのみ背表紙および表紙に貼付する。
(1) 保存年限
(2) 分類番号
(3) 作成年度
(4) 完結年度
(5) 細分類名
(6) サブタイトル
(7) 課係名
(8) 廃棄年度
(簿冊の編さん)
第25条 文書は、原則として毎件施行月日の順に整理し、最終文書が最上位となるように編さんする。
2 事案が2年以上にわたるものについては、完結した年または年度に帰する文書として編さんする。
3 簿冊の厚さが相当量以上になるときは、適宜分冊し、分冊番号を記載する。
4 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋もしくは箱に入れ、または結束して別に整理し、関係簿冊にはその旨を記載する。
(保存期間)
第26条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次の5種とする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
3 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 町議会に関する重要なもの
(2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令の原議および関係書類
(3) 郷土史の資料となるもの
(4) 国または県の訓令、指令、例規、重要な通牒および往復文書で永年保存の必要のあるもの
(5) 町の広報
(6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
(7) 退職金および遺族年金、扶助料に関するもの
(8) 褒賞および儀式に関する文書
(9) 審査請求、訴願、訴訟および和解に関する重要なもの
(10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
(11) 事務引継に関する重要なもの
(12) 予算、決算および出納に関する特に重要なもの
(13) 財産、営造物および町債に関するもの
(14) 町税、徴収に関する特に重要なもの
(15) 寄附受納に関する重要なもの
(16) 認可、許可または契約に関するもの
(17) 隣接市町村との分合に関するもの
(18) 事業および事業計画に関する重要なもの
(19) 工事に関する特に重要なもの
(20) 原簿、台帳等で特に重要なもの
(21) 原簿、簿冊目録
(22) 法令に基づく各種台帳
(23) その他永年保存の必要を認められるもの
4 第2種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 町議会に関するもの
(2) 備品の出納に関する重要なもの
(3) 予算決算および出納に関する重要なもの
(4) 補助金に関する重要なもの
(5) 職階、進退、身分等人事に関するもの
(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
(7) 官報、県報
(8) 原簿、台帳等で重要なもの
(9) 徴税その他公租、公課に関するもの
(10) 外国人登録に関するもので重要なもの
(11) その他10年保存の必要を認められるもの
5 第3種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 外国人登録に関するもので、第2種以外のもの
(2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの
(3) 財産、営造物に関するもので第1種以外のもの
(4) 給与に関する重要なもの
(5) 重要文書の発受に関するもの
(6) 工事または物品に関するもの
(7) その他5年保存の必要を認められるもの
6 第4種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
(2) 予算、決算および出納に関するもの
(3) 給与に関するもの
(4) 照会、回答その他往復文書に関するもの
(5) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願および届に関するもの
(6) その他3年保存の必要を認められるもの
7 第5種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの
(1) 文書の収受、発送処置に関するもの
(2) 忌報、身分、住所等の届けに関するもの
(3) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
(4) 消耗品、受払に関する特に軽易なもの
(5) 軽易な照会、回答その他の文書
(6) 処理を終わった一時限りの願、届およびこれに関するもの
(文書の保管)
第27条 文書の保管は、未完結文書および保存年限起算日より1年以内の文書を対象に、文書取扱主任のもと各課において行う。
2 保管文書の管理は、次の方法により行う。
(1) 職員は、新たに簿冊を作成または簿冊の名称等を改変したときまたは文書取扱主任の指定する時期に、課内で作成している簿冊一覧台帳および起案文書登録台帳のデータを補修正する。
(2) 文書取扱主任は、簿冊一覧台帳および起案文書登録台帳を簿冊と対照し、確認した上で、そのデータを総務課に年度末または総務課が指定した時期に提出する。
(3) 総務課は、簿冊一覧台帳および起案文書登録台帳を確認する。
(常用文書)
第28条 次に掲げる文書は、年度が更新されても使用頻度が高い文書として、常用文書に指定することができる。
(1) 通年文書
(2) 台帳、名簿等の簿冊
(文書の移し換え)
第29条 文書の移し換えは、毎年6月から8月の間に、次の方法により行う。
(1) 総務課は、移し換え実施のために簿冊一覧台帳を各課の文書取扱主任に配布する。
(2) 各課の文書取扱主任は、総務課から配布された簿冊一覧台帳をもとに、課内の文書を担当している職員に作業の指示を行う。
(3) 各課の職員は、簿冊一覧台帳の中から保管期間が経過し保存年限が3年以上の文書(以下「保存対象文書」という。)を確認し、当該簿冊一覧台帳から保存対象文書のデータを抽出し、保存対象文書とともに文書取扱主任に提出する。
(4) 文書取扱主任は、保存対象文書の内容を確認した上で、総務課に保存対象文書のリストを提出する。
(5) 総務課は、移し換え内容を確認し、文書取扱主任に移し換え日および保存書庫等の配置場所を指示する。
(6) 文書取扱主任は、総務課の指示に基づき移し換え作業を行う。
(7) 総務課は、文書取扱主任から提出された保存対象文書のリストと移し換えた簿冊の確認をした上で、簿冊一覧台帳のデータを修正する。
(文書の保存)
第30条 文書の保存は、永年保存文書については総務課において、その他の保存年限の文書については、各課でそれぞれの保存年限の期間が満了するまで保存する。
2 保存書庫の管理は、総務課が行うものとする。
(保存文書の利用)
第31条 永年保存文書を利用する場合は、当該課の文書取扱主任の許可を得た後、総務課において鍵を借用する。
2 保存書庫から永年保存文書を持ち出す場合は、保存文書を所管する担当課の確認を得た後、総務課に備え付けの保存文書持出簿に所要事項を記入しなければならない。
3 前項に定める借用は、原則として1週間以内とする。
4 借用した保存文書の返却は、保存文書持出簿(様式第9号)に返却日を記入し、総務課の確認を受け、元の位置に収納する。
(文書の廃棄)
第32条 文書の廃棄は、毎年6月から8月の間に、各課において行う。
2 文書の廃棄は、次の方法により行う。
(1) 総務課は、廃棄実施のために簿冊一覧台帳を各課の文書取扱主任に配布する。
(2) 各課の文書取扱主任は、総務課から配布された簿冊一覧台帳をもとに、課内の文書を担当している職員に作業の指示を行う。
(3) 各課の職員は、簿冊一覧台帳の中から保存年限が満了した簿冊で廃棄する必要のある文書(以下「廃棄対象文書」という。)を確認し、その廃棄対象文書を簿冊一覧台帳のデータから抽出し、廃棄対象文書とともに文書取扱主任に提出する。
(4) 文書取扱主任は、廃棄対象文書の内容を確認した上で、課長に文書の廃棄に関し確認を受けた後、総務課に廃棄対象文書のリストを提出する。
(5) 総務課は、廃棄対象文書を確認した後、廃棄日時、廃棄場所等を確定し文書取扱主任に指示する。この場合において、総務課長は、主管課長、教育委員会、学識経験者等とともに村史編さん等に必要な資料価値の有無を検討し歴史的価値が確認された文書については、教育委員会に移管しなければならない。
(6) 文書取扱主任は、総務課の指示に基づき廃棄対象文書の廃棄を行う。
(7) 総務課は、文書取扱主任から提出された簿冊一覧台帳のリストと廃棄した簿冊の確認をした上で、簿冊一覧台帳のデータを修正する。
3 廃棄作業は確認済みの廃棄対象文書を、焼却、裁断等適切な方法で処分しなければならない。
(文書管理台帳)
第33条 総務課は、毎月末、年度終了時または総務課の指示のあった際に各課から提出された簿冊一覧台帳、文書受発件簿および起案文書登録簿のデータをまとめ、文書管理台帳(様式第10号)として保存する。
付 則
1 この訓令は、公布の日から施行し、平成16年1月1日から適用する。
2 この訓令による改正前の豊郷町役場処務規則に定める様式による用紙は、当分の間所要の調整をして使用することができるものとする。
附 則(平成20年3月31日訓令第2号)
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この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月29日訓令第3号)
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この要綱は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月30日訓令第2号)
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この規程は、平成28年4月1日から施行する。
様式第1号(第7条関係)
特殊文書受付簿
特殊文書受付簿
様式第2号(第8条関係)
文書受発件簿
様式第3号(第12条関係)
起案用紙
様式第4号(第12条関係)
起案文書登録簿
様式第5号(第12条関係)
附箋
様式第6号(第12条関係)
照復用紙
様式第7号(第12条関係)
証明閲覧登録照会交付申請書および証明簿
様式第8号(第23条関係)
文書分類表変更届
様式第9号(第31条関係)
保存文書持出簿
様式第10号(第33条関係)
文書管理台帳