○豊郷町戸籍届出に係る本人確認等事務処理要綱
(平成16年2月1日告示第3号)
改正
平成27年12月24日告示第49号
(目的)
第1条　この要綱は、戸籍届書の届出事項に記載されている届出人(以下「届出人」という。)へ届書を受理した旨の通知「お知らせ」(様式第1号。以下「確認通知」という。)または戸籍届書を持参した者(以下「届書持参者」という。)への本人確認等に関する取扱いを定めることにより、第三者による虚偽の戸籍届出を未然に防止し、併せて住民の個人情報を保護するとともに、戸籍の記録の正確性を確保することを目的とする。
(対象となる届の範囲)
第2条　本人確認等を要する戸籍届出の種類は、婚姻届・離婚届・養子縁組届および養子離縁届(以下「確認対象届」という。)を対象とする。ただし、確認対象届のうち戸籍法(昭和22年法律第224号)第38条第2項の規定により、届書に裁判または許可書の謄本が添付されている届出および戸籍に記載を要しない届出は、この対象から除くものとする。
(本人確認等の対象者)
第3条　本人確認等の対象者は、届書持参者(届書持参者で当該届書に係る届出人以外の者(以下「使者」という。)を含む。)および届出人全員とする。
(本人確認等の方法)
第4条　町長は、届書持参者に対して、その者の氏名、住所、生年月日等が記載され、本人の顔写真が貼付されている官公署の発行する身分を証する書面(運転免許証、旅券、在留カード、特別永住者証明書、住民基本台帳カードまたは個人番号カードを指し、以下「本人確認証明書等」という。)の提示を求め、目視確認あるいは確認の必要最小限の記録により本人確認を行うものとする。
2　休日または職員の執務時間外の時間帯において確認対象届を受付けた場合は、前項の規定に関わらず、届出人全員に確認通知を行うものとする。
(届出人に対する確認通知)
第5条　町長は確認対象届を受付けたとき、当該届書に係る届出人全員に確認通知を行うことを原則とし、すべての届書持参者に対して当該届書の届出人に対し届出があったことを連絡する旨を告知するものとする。なお、届書を受付けたときに当該届出人の本人確認ができた場合は、その届出人には届出のあったことの連絡をしない旨の告知をし、確認通知を行わないものとする。
2　前項の場合において、届書持参者が本人確認証明書等を持参しなかった場合またはその提示を拒否した場合は、当該事象を理由に届出の受理を拒否しないものとし、戸籍法その他省令、通知等に定める審査を行ったうえ受理し、この場合の届出人全員に対し確認通知をするものとする。
3　使者による確認対象届を受付けた場合は、当該使者の本人確認ができたときであっても、当該届書に関係する届出人全員に対し確認通知をするものとする。
4　郵送による確認対象届を受付けた場合は、戸籍法その他省令、通知等に定める審査を行ったうえ受理し、届出人全員に対し確認通知をするものとする。
(本人確認等における疑義照会)
第6条　前2条による本人確認等の結果、当該届書が偽造されたものであるとの疑義が認められる場合は、直ちに管轄法務局に照会し、その指示を受けて適切に処置するものとする。
(確認通知および本人確認に関する事項の記録)
第7条　町長は確認対象届を受付けたとき、届書の欄外余白部に本人確認の状況(「本人確認届出人印」様式第2号、「本人確認使者印」様式第3号)、確認通知の経緯(「本人確認通知経緯印」様式第4号)を記録するものとする。
(確認通知の送付先)
第8条　確認通知の送付先については、次の各号のとおりとする。
(1)　宛先と宛名
ア　宛先は、届出人の住民基本台帳または戸籍の附票上の住所とする。なお、届出の日以後に住所の変更がされているときは、変更前の住所とする。
イ　届出により氏が変わる者についての宛名は、変更前の氏による氏名とする。
(2)　返送された場合の処理
宛先不明等により返送されてきた通知は、原則として改めて送付することなく保管する。その保存期間は、返送されてきた日の属する年度の翌年度から起算して1年間とする。
(本人確認等後の整理および記録等)
第9条　本人確認等後の処理については、本人確認台帳(様式第5号。以下「本人確認台帳」という。)に必要事項を記入して(または当該届書の写しに必要事項を記載したうえ編綴することにより確認台帳として調整して)行う。ただし、磁気ディスクをもって戸籍を調整している場合で、本人確認台帳の必要事項を磁気ディスクに記録できる場合は、それをもって、本人確認台帳に代えることができるものとする。
2　本人確認台帳の保存期間は、作成した日の属する年度の翌年度から起算して5年間とし、保管および管理には万全を期す。
付　則
この要綱は、平成16年2月1日から施行する。