○豊郷町住民基本台帳の一部の写しの閲覧または住民票等の交付に関する取扱要綱
(平成18年11月1日告示第27号)
改正
平成20年4月25日告示第22号
平成24年5月23日告示第26号
平成27年5月22日告示第24号
平成27年12月24日告示第50号
令和元年7月1日告示第20号
豊郷町住民基本台帳等の閲覧または交付に関する取扱要綱（昭和61年規程第6号）の全部を改正する。
(趣旨)
第1条　この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)の趣旨にのっとり、住民に関する記録の適正な管理を図るとともに、住民のプライバシーの保護および差別的事象の未然の防止を図るため、住民基本台帳のうち法第7条第1号から第3号までおよび第7号に掲げる事項に係る部分の写しの閲覧（以下「住民基本台帳の一部の写しの閲覧」という。）ならびに住民票の写し、戸籍の附票の写しおよび住民票記載事項証明書（以下「住民票等」という。）の交付の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(国または地方公共団体の機関からの住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求)
第2条　町長は、法第11条の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧を請求する者（以下この条において「閲覧請求者」という。）に対し、事前に住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書（その1）（様式第1号）の提出を求めるものとする。ただし、当該請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求理由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものの場合は、閲覧請求者に対し、事前に住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書（その2）（様式第2号）の提出を求めるものとする。
2　町長は、前項の請求があった場合は、その内容について説明を求め、または質問するものとし、必要があると認めるときは、疎明資料の提出または提示を求めることができるものとする。
3　第1項の請求は郵便等（郵便または民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第2条第6項に規定する一般信書郵便業者もしくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便をいう。以下同じ。）で行うことができる。
4　町長は、第1項の請求があった場合は、その内容を審査し、適当であると認めたときは、閲覧請求者に対し、閲覧日を指定した住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求許可書（様式第3号）を交付するものとする。
5　前項の閲覧請求許可書に記載された閲覧者（以下「国等閲覧者」という。）は、住民基本台帳の一部を閲覧するに当たっては、国または地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示しなければならない。なお、町長は、本人確認を行う場合には、必要に応じ口頭で質問を行って補足する等慎重に行うものとする。また、証明書等に顔写真がない場合または口頭での補足質問では不十分な場合等、窓口に来た者が国等閲覧者と同一の者であるか疑わしい点がある場合は、請求した機関に電話で照会する等の方法により確認するものとする。
6　町長は、第1項の請求において、配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護に関する法律（平成13年法律第31号）第1条第2項に規定する被害者であり、更なる暴力によりその生命または身体に危害を受けるおそれがあるものおよびストーカー行為等の規制等に関する法律（平成12年法律第81号）第7条に規定するストーカー行為等の被害者であり、更に反復してつきまとい等をされるおそれのあるものとして支援の必要性を確認した対象者（以下「DV法等の支援対象者」という。）を除かない住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求については、請求書にDV法等の支援対象者を含めることおよびその理由を明記させるものとする。
(国または地方公共団体の機関からの住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況の公表)
第3条　町長は、毎年1回以上、国または地方公共団体の機関の住民基本台帳の一部の写しの閲覧（犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。）の状況を公表するものとする。
2　前項により公表する事項は、次に掲げるものとする。
(1)　閲覧した機関の名称
(2)　請求事由の概要
(3)　閲覧年月日
(4)　閲覧に係る住民の範囲
3　第1項の公表の方法は、公告により行うものとする。
(個人または法人による住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出)
第4条　町長は、法第11条の2の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧を申し出る者（以下この条において「閲覧申出者」という。）に対し、事前に住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書（様式第4号）の提出を求めるものとする。
2　町長は、前項の申出において、疎明資料等として必要な次の各号に掲げる文書の提出を求めるものとする。
(1)　閲覧の利用目的を証する書類
(2)　学術研究の用に供する目的の調査にあっては、大学の委員会または学部長による、学会の報告を目的とした調査研究であることの証明書
(3)　閲覧申出者が法人の場合にあっては、法人登記、事業所概要、プライバシーマーク等が付与されていることその他法人である申出者の個人情報の保護の体制および方針等を示す書類
(4)　閲覧事項を、申出の際に明らかにした利用の目的以外に利用しないこと等を規定した誓約書
(5)　報道機関等が行う世論調査にあっては、その調査結果の報道を行った時点で報告することを規定した誓約書
(6)　学術研究の用に供する目的の調査にあっては、学会等で公表された時点で報告することを規定した誓約書
(7)　前2号に掲げるもの以外の調査研究にあっては、その成果が社会に還元されることを示す書類
(8)　その他町長が必要とする書類の提出および必要な調査に応じる誓約書
(9)　その他町長が必要とする書類
3　第1項の申出は郵便等で行うことができる。
4　町長は、第1項の申出があった場合は、その内容を審査し、適当であると認めたときは、閲覧申出者に対し、閲覧日を指定した住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出許可書（様式第5号）を交付するものとする。
5　前項の閲覧申出許可書に記載された閲覧者（以下「個人等閲覧者」という。）は、閲覧するに当たっては、本人確認のために次の各号に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。なお、本人確認を行う場合には、必要に応じ口頭で質問を行って補足する等慎重に行うものとする。また、個人等閲覧者が個人の場合で身分を示す証明書を所持する者のときはその証明書、法人または公共的団体の構成員の場合はその構成員たる身分を示す証明書を併せて提示しなければならない。
(1)　本人の写真が貼付された、住民基本台帳カード、個人番号カード、旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証または資格証明書等で、かつ、有効期間の定めがあるものは、有効期間内のもの
(2)　個人等閲覧者が本人であることを確認するため、郵便等により当該個人等閲覧者に送付した照会書の回答書および前号の書類が更新中の場合に交付される仮証明書もしくは引換証類、敬老手帳、生活保護受給者証、健康保険の被保険者証、各種年金証書または年金手帳で、かつ、有効期間の定めがあるものは、有効期間内のもの
6　DV法等の支援対象者については、特別の申出がない場合は、支援対象者を除いた申出であるとみなす。ただし、DV法等の支援対象者に係る閲覧を求める特別の申出の場合には、申出理由を明示させることとし、その申出理由が妥当な場合において、閲覧事項を取り扱う者を列記した閲覧事項取扱関係者にDV法等の支援対象者にかかる加害者がいないことを誓約させたときのみ、町長は申出に応じることができる。
(営利以外の目的で行う特別の事情による居住関係の確認)
第5条　法第11条の2第1項第3号の規定に基づき、営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認の閲覧として、町長が定めるものは次に掲げるとおりとする。
(1)　訴訟の提起をする際の相手方の居住関係の確認
(2)　自らの住所地、所有地または管理地に第三者が住所を設定しているかの確認
(3)　その他町長が必要と認める場合
2　前項の事実を確認する方法は、それらの事由に相当することを証する文書を提出させて行うものとする。
(個人または法人による住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況の公表)
第6条　町長は、毎年1回以上、個人または法人による住民基本台帳の一部の写しの閲覧（法第11条の2第1項第3号に掲げるものを除く。）の状況を公表するものとする。
2　前項により公表する事項は、次に掲げるものとする。
(1)　個人等閲覧者の氏名（個人等閲覧者が法人の場合にあっては、その名称および代表者または管理人の氏名）
(2)　利用目的の概要
(3)　閲覧年月日
(4)　閲覧に係る住民の範囲
3　第1項の公表の方法は、公告により行うものとする。
(住民基本台帳の一部の写しの調製)
第7条　町長は、法第11条第1項の規定に基づき、住民基本台帳のうち、次に掲げる事項に係る部分の写しを調製するものとする。
(1)　法第7条第1号の氏名
(2)　法第7条第2号の出生の年月日
(3)　法第7条第3号の男女の別
(4)　法第7条第7号の住所
2　町長は、前項の写しを閲覧の請求または申出に基づき随時に改製するものとする。
(本人等による住民票等の交付の請求)
第8条　町長は、法第12条第1項または法第20条第1項の規定により、住民票等の交付を請求する者（以下「交付請求者」という。）に対し、交付申請書の提出を求めるものとする。
2　交付請求者は、前項の交付申請書に次に掲げる事項を記載するものとする。
(1)　交付請求者の氏名および住所
(2)　現に請求の任に当たっている者が、交付請求者の代理人であるときその他請求者と異なる者であるときは当該請求の任に当たっている者の氏名および住所
(3)　住民票の写しまたは住民票記載事項証明書の交付の請求にあっては、当該請求の対象とする者の氏名（請求の対象とする者が外国人住民の場合にあっては、氏名または通称）
(4)　戸籍の附票の写しの交付の請求にあっては、当該請求の対象とする者の氏名および本籍
3　第1項の請求をする場合において、現に請求の任に当たっている者は、本人確認のために第4条第5項各号に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。
4　第2項第2号による請求の場合、町長は、当該請求の任に当たっている者に対し、次に掲げる書類を提出させるものとする。
(1)　現に請求の任に当たっている者が法定代理人の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類
(2)　現に請求の任に当たっている者が法定代理人以外の者である場合は、交付請求者の委任状
(民間端末機を介した住民票の写しおよび住民票記載事項証明書の交付)
第9条　第8条の規定にかかわらず、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）の規定による個人番号カード（電子署名等に係る地方公共団体情報システム機構の認証業務に関する法律（平成14年法律第153号）に規定する利用者証明用電子証明書が記録されたものに限る。）の交付を受けた者は、当該個人番号カードおよび暗証番号により、自ら本町の電子計算機と電気通信回線により接続された民間事業者が設置する端末機（以下「民間端末機」という。）を介して、住民票の写しおよび住民票記載事項証明書の交付を申請することができる。
2　町長は、前項の規定による申請があったときは、住民票の写しおよび住民票記載事項証明書となる電子情報を作成し、民間端末機を介して住民票の写しおよび住民票記載事項証明書を交付する。
(国または地方公共団体の機関による住民票等の交付の請求)
第10条　法第12条の2または法第20条の規定により、国または地方公共団体の機関が住民票等の交付を請求する場合は、公文書で次の事項を明らかにして町長に請求しなければならない。
(1)　当該請求をする国または地方公共団体の機関の名称
(2)　現に請求の任に当たっている者の職名および氏名
(3)　住民票の写しまたは住民票記載事項証明書の交付請求にあっては、当該請求の対象とする者の氏名（請求の対象とする者が外国人住民の場合にあっては、氏名または通称）および住所
(4)　戸籍の附票の写しの交付請求にあっては、当該請求の対象とする者の氏名および本籍
(5)　請求事由（当該請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものにあっては、法令で定める事務の遂行のために必要である旨およびその根拠となる法令の名称）
2　前項の規定による請求をする場合において、現に請求の任にあたっている者は、町長に対し、国または地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示しなければならない。
(本人等以外の者の申出による住民票の写し等の交付)
第11条　町長は、法第12条の3第1項または法第20条第3項の規定により、住民票等の交付の申出を行う者が次に掲げる者であり、かつ、当該申出を相当と認める場合は、住民票等を交付することができる。
(1)　自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するため住民票等を確認する必要がある者
(2)　国または地方公共団体の機関に提出する必要がある者
(3)　前2号に掲げる者のほか、住民票等を利用する正当な理由がある者
2　町長は、法第12条の3第3項に規定する特定事務受任者から法第12条の3第2項または法第20条第4項の規定による申出があり、かつ、当該申出を相当と認める場合は、住民票等を交付することができる。
3　前2項による申出を行う者（以下この条において「交付申出者」という。）は、次の事項を記載した交付申出書等を町長に提出しなければならない。
(1)　交付申出者の氏名（交付申出者が法人の場合にあっては、その名称、代表者または管理人の氏名および主たる事務所の所在地）
(2)　現に申出の任に当たっている者が、交付申出者の代理人または交付申出者と異なる者である場合は、当該申出の任に当たっている者の氏名および住所
(3)　住民票の写しまたは住民票記載事項証明書の交付の申出にあっては、当該申出の対象とする者の氏名（申出の対象とする者が外国人住民の場合にあっては、氏名または通称）および住所
(4)　戸籍の附票の写しの交付の申出にあっては、当該申出の対象とする者の氏名および本籍
(5)　住民票等の利用の目的
(6)　前項の申出の場合にあっては、特定事務受任者の受任している事件または事務についての資格、業務の種類および依頼者の氏名または名称（当該受任している事件または事務についての業務が裁判手続きまたは裁判外手続きにおける民事上もしくは行政上の紛争処理の手続きについての代理業務である場合は、当該事件または事務についての資格および業務の種類）
(7)　その他町長が必要と認める事項
4　第1項または第2項の申出をする場合において、現に申出の任に当たっている者は、本人確認のために第4条第5項各号に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。
5　町長は、第1項による申出において、疎明資料として必要な次の各号に掲げる文書の提出を求めるものとする。
(1)　住民票等の利用の目的を証する書類
(2)　交付申出者が法人の場合にあっては、法人登記、事業所概要、プライバシーマーク等が付与されていることその他法人である申出者の個人情報の保護の体制および方針等を示す書類
(3)　住民票等を、申出の際に明らかにした利用の目的以外に利用しないこと等を規定した誓約書
6　第3項第2号による申出の場合、町長は、当該申出の任に当たっている者に対し、次に掲げる書類を提出させるものとする。
(1)　現に申出の任に当たっている者が法定代理人の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類
(2)　現に申出の任に当たっている者が法定代理人以外の者である場合は、交付申出者の委任状
(住民基本台帳の一部の写しの閲覧または住民票等の交付の拒否)
第12条　町長は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧または住民票等の交付の請求または申出があった場合において、その請求または申出が次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求または申出に応じないものとする。
(1)　差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(2)　個人のプライバシーの侵害につながるおそれがあると認められるとき。
(3)　他人の名誉のき損につながるおそれがあると認められるとき。
(4)　その他町長が不適当と認めるとき。
(住民票の写しの交付)
第13条　町長は、法第12条第5項の規定に基づき、住民票の写しの交付の請求があった場合には、特別の請求がない限り、法第7条第4号、第5号および第9号から第14号までに掲げる事項の記載を省略した写しを交付するものとする。
(住民票記載事項証明書の交付)
第14条　町長は、住民票の写しの交付請求があった場合、その請求事由から住民票記載事項証明書の交付で足りると認められるときは、請求者の了解を得て、住民票記載事項証明書を交付するように努めるものとする。
(電話による照会)
第15条　町長は、電話による住民票の写しまたは戸籍の附票の記載事項に関する照会には応じないものとする。ただし、国または地方公共団体の職員から職務上急を要する照会があった場合は、照会者および照会内容を確認の上、これに応じることができる。
(除票の取扱い)
第16条　消除された、住民票の写しまたは戸籍の附票の写しの交付請求があった場合は、第8条から第14条までの規定を準用する。
(住民基本台帳の一部の写しの閲覧または住民票等の交付に関する啓発、周知徹底)
第17条　町長は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧または住民票等の交付に関し、法の趣旨を逸脱して利用が行われないように周知徹底するとともに、常にあらゆる機会を通じて住民の人権擁護意識の高揚に努めるものとする。
(その他)
第18条　この要綱に定めるもののほか、住民基本台帳の一部の写しの閲覧または住民票等の交付の運用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附　則
この要綱は、平成18年11月1日から施行する。
附　則(平成20年4月25日告示第22号)
この要綱は、平成20年5月1日から施行する。
附　則(平成24年5月23日告示第26号)
この要綱は、平成24年7月9日から施行する。
附　則(平成27年5月22日告示第24号)
この要綱は、公布の日から施行する。
附　則(平成27年12月24日告示第50号)
この要綱は、平成28年1月1日から施行する。
附　則(令和元年7月1日告示第20号)
この要綱は、公布の日から施行し、改正後の豊郷町住民基本台帳の一部の写しの閲覧または住民票等の交付に関する取扱要綱は平成30年11月1日から適用する。