○豊郷町電子計算組織運営管理規程
| (平成18年10月4日訓令第2号) |
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(趣旨)
第1条 この規程は、町およびその機関が所管する電子計算組織により処理する事務の決定および電子計算組織の運営管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 電子計算組織 電子計算機により、定められた一連の処理手順に従って事務を処理する組織および情報を蓄積した記録媒体をいう。
(2) 電子計算機処理 電子計算組織を使用して行う情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力またはこれらに類する処理をいう。
(3) 個人情報 電子計算組織に記録される個人に関する情報をいう。
(4) 端末機 電子計算組織に接続されたディスプレイターミナルおよびプリンターをいう。
(処理事務の範囲)
第3条 電子計算機処理する事務の範囲は、町およびその機関が所掌する事務とする。
(適用業務の選定基準)
第4条 電子計算機処理する事務（以下「適用業務」という。）は、次の各号のいずれかに該当する事務とする。
(1) 電子計算機処理により管理効果が期待できる事務
(2) 電子計算機処理により経済効果が期待できる事務
(3) 科学技術計算等手作業では困難または非能率な事務で電子計算機処理に適するもの
(4) 電子計算機処理により町民の利便性の向上が期待できる事務
(正確性の確保と秘密保護)
第5条 電子計算組織の記録は、常に正確かつ客観的なものとして維持し、管理するとともに、電子計算組織の運営に当たっては、町民の基本的人権を尊重し、データの漏えい、滅失、損傷等を防止し、データ保護の的確を期するよう必要な措置を講じなければならない。
(記録事項の制限)
第6条 個人情報には、個人の思想、信条および宗教に関する情報ならびに人種、民族、犯罪歴その他社会的差別の原因となるおそれがあると認められる事項に関する情報を含めてはならない。
2 電子計算組織に記録する事項は、第3条に定める本町の事務の範囲内で必要なものに限定しなければならない。
[第3条]
(情報の利用および提供の制限)
第7条 電子計算組織で取り扱う事務の目的の範囲を超えて、個人情報を利用し、または外部に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 法令等に定めがあるとき。
(2) 町民福祉の増進その他の公益のため必要があり、かつ、町民の個人的利益を侵害するおそれがないと認められ、個人情報の保護に関し必要な措置が講じられているとき。
(3) 前各号に掲げるもののほか、町長が公益上特に必要と認めるとき。
(結合の制限)
第8条 電子計算組織は、外部のものと電気通信回線その他の方法により結合を行ってはならない。ただし、前条各号の規定に該当する場合は、この限りでない。
(個人情報保護管理者等)
第9条 個人情報の保護管理を的確に行うため、個人情報保護管理者（以下「保護管理者」という。）を置き、総務課長をもって充てる。
2 保護管理者を補佐し、個人情報を適切に管理運営するため、個人情報を電子計算組織の利用により処理を行う事務を分掌する課長（課に準ずる局の長を含む。以下同じ。）を、個人情報保護責任者（以下「保護責任者」という。）とする。
3 保護責任者は、個人情報を適切に処理するため、その所属する課等の職員のうちから、個人情報取扱者（以下「取扱者」という。）を指名する。
(保護管理者等の職務)
第10条 保護管理者は、電子計算組織の利用に係る個人情報の保護および管理運営に関する総合的な管理を行う。
2 保護責任者は、保護管理者の命を受け、所管する個人情報の保護および管理運営に関する事務ならびに所管する電子計算組織の管理運営に関する事務に従事する。
3 取扱者は、保護責任者の命を受け、電子計算組織により処理される個人情報の取扱いに従事する。
4 保護責任者および取扱者は、第7条ただし書きの規定により個人情報を外部に提供する必要がある場合には、あらかじめ保護管理者の承認を得るとともに、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
[第7条]
(適用業務の決定)
第11条 電子計算組織による事務処理を新たに行おうとする課長は、その都度電子計算機による業務処理申込書（様式第1号）を企画振興課長に提出しなければならない。ただし、自ら所管する電子計算組織のみにより行う事務処理を除く。
2 前項の規定による申込書の提出は、当該業務処理を開始しようとする年度の前年度の8月末日までに行わなければならない。
3 企画振興課長は、第1項の規定による業務処理申込書を受理したときは、電子計算機処理の適否および方法等の検討を行った上、豊郷町電子計算組織運営協議会（以下「協議会」という。）に付議しなければならない。
4 協議会は、当該事務について電子計算機処理の適否を決定し、処理方法等について企画振興課長に指示する。
5 企画振興課長は、前項の規定に基づく決定および指示があったときは、速やかにその旨を当該課長に通知しなければならない。
(システム変更等)
第12条 電子計算組織により事務を処理している課長（以下「主管課長」という。）は、電子計算機処理移行後においてシステムの変更またはプログラムの修正を必要とするときは、その都度システム変更依頼書またはプログラム修正依頼書（様式第2号）を企画振興課長に提出し、その承認を受けなければならない。ただし、自ら所管する電子計算組織のみにより行う事務処理を除く。
2 前項の依頼書の提出は、システムの変更またはプログラムの修正を必要とする日のそれぞれ次に定める期間前に行わなければならない。
(1) システムの拡大または大幅な変更 12箇月
(2) システムの変更（前号に掲げる変更を除く。） 6箇月
(3) プログラムの修正 2箇月
3 企画振興課長は、第1項の規定によるシステムの変更等が他の適用業務の処理に相当の影響を及ぼすと判断したときは、その承認をする前に協議会に付議し、その指示を受けなければならない。
(蓄積情報の活用)
第13条 企画振興課所管の電子計算組織に蓄積されているデータを利用し、管理資料等の作成を必要とする課長は、当該管理資料等を必要とする日の2箇月前に資料作成依頼書（様式第3号）を企画振興課長に提出しなければならない。
2 前項のデータが他の課長の所管に属する場合にあっては、管理資料等の作成を必要とする課長は、あらかじめデータを所管する課長の承認を得なければならない。
3 企画振興課長は、第1項の資料作成依頼書の提出を受けたときは、その内容を審査し、出力の可否および作成方法等について当該課長に通知する。
(システムの開発)
第14条 企画振興課長は、行政情報の総合管理システムの開発ならびに各適用業務の電子計算処理システムおよび組織の運営管理に関する調査、研究等の業務を行う。
2 第11条第5項の規定による通知および第12条第1項の規定による承認を受けた主管課長は、当該適用業務に係るシステム分析、システム設計、プログラム作成等の業務（以下「システム開発」という。）を推進するために必要な体制の整備および確立に努めなければならない。
3 企画振興課長は、前項に規定するシステム開発に関し、必要な指導、助言および協力を行う。
4 企画振興課長は、他課所管の電子計算組織によるシステム開発に関し、必要な指導および助言を行うことができる。
(入力帳票の送付)
第15条 適用業務の主管課長は、定められた期限までに電子計算組織により処理すべき内容を記載した書類（以下「入力帳票」という。）にデータ送り状（様式第4号）を添えて、企画振興課長に送付しなければならない。
2 主管課長は、定められた期限までに入力帳票を送付できないときは、処理日程の変更等について企画振興課長と協議しなければならない。
(出力帳票の送付)
第16条 企画振興課長は、定められた期限までに電子計算組織によって作成した書類（以下「出力帳票」という。）に「出力帳票引渡書」（様式第5号）を添えて、主管課長に送付しなければならない。
2 企画振興課長は、定められた期限までに出力帳票を送付できないときは、あらかじめ期限の変更等について主管課長と協議しなければならない。
(帳票の受渡し)
第17条 前2条の規定による帳票の受渡しは、企画振興課において行う。
(帳票様式の制限)
第18条 適用業務の主管課長は、入出力に使用する帳票の様式を新たに設定し、または変更しようとするときは、あらかじめ企画振興課長と協議しなければならない。
(電子計算機の操作および保守)
第19条 電子計算機の操作および保守は、当該電子計算組織の所管課がこれに当たる。
2 出力帳票に係る裁断機および圧着機の操作は、適用業務の主管課の職員が行う。
(オープン使用)
第20条 主管課長は、所属の職員に企画振興課長所管の電子計算組織を操作させて所掌事務を電子計算機処理しようとするときは、オープン使用申請書（様式第6号）を企画振興課長に提出しなければならない。
2 企画振興課長は、前項のオープン使用申請書を受理したときは、内容を審査し、オープン使用の可否、使用の日時、使用上の指示その他の使用に関し必要な事項を当該主管課長に通知する。
3 前項または前条第2項の規定に基づき適用業務の主管課の職員が企画振興課所管の電子計算組織を操作する間、当該職員は、企画振興課の指揮に服する。
(電子計算機室等の立入制限)
第21条 企画振興課が管理する電子計算機室（以下「電子計算機室」という。）への立入りは、企画振興課長の許可を得なければならない。
2 企画振興課長は、電子計算機室の入退室者の記録を保管しておかなければならない。
(職員の使用制限)
第22条 電子計算組織を使用する業務に従事する職員（委託により業務を行う者等を含む。以下「従事職員」という。）は、入力・出力帳票等の内容および電子計算組織に蓄積された情報を口外し、もしくは他人に示し、またはこれらを持ち出してはならない。ただし、第7条各号の規定に該当する場合は、この限りでない。
[第7条各号]
2 従事職員は、現に処理している業務に必要な情報以外の個人情報を閲覧してはならない。
3 従事職員は、自らに与えられた電子計算組織使用者権限（パスワード、ユーザーID、ICカード等をいう。）を他人に開示し、または使用させてはならない。
(経費の負担)
第23条 適用業務の処理に要する費用の負担については、必要に応じ、企画振興課長と主管課長が協議して定める。
(ドキュメンテーションの整備)
第24条 適用業務のシステム開発を担当する者（委託により業務を行う者等を含む。）は、システム分析、システム設計、プログラムおよびオペレーションに係る説明書（以下「ドキュメンテーション」という。）を整備し、企画振興課長に提出しなければならない。
2 企画振興課長は、前項の規定に基づくドキュメンテーションの管理を行う。
(記録ファイル等の管理)
第25条 電子計算組織で使用するデータまたはプログラム等を記録したファイル（以下「記録ファイル」という。）の管理は、当該電子計算組織を所管する課長がこれに当たる。
2 電子計算組織を所管する課長は、記録ファイルの障害の有無について常時点検するとともに、その内容の複写、消去および廃棄等をするときは、その内容が第三者に漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。
3 重要な記録ファイルは、事故を防止するため必要に応じ予備記録を作成し保管しなければならない。
(コードの管理)
第26条 電子計算組織を所管する課長は、その所管する業務の処理に要するコード（電子計算組織に記録する情報を表現する符号をいう。以下同じ。）に関する基本的事項の決定ならびにコードの設定および改廃ならびにコード表の管理を行う。
2 前項の規定にかかわらず、企画振興課長が必要と認めるときは、コードに係る事務を当該適用業務の主管課長に行わせることができる。
3 前項の規定によりコードに係る事務を行う主管課長は、当該コードに変更が生じたときは、速やかにその内容を企画振興課長に通知しなければならない。
(事務の委託)
第27条 電子計算組織による処理事務を外部に委託するとき（電子計算組織の運営に係る要員の派遣を含む。）は、契約書その他の文書に情報の保護、秘密保持義務、立入検査および記録の管理ならびに違反したときの契約解除および損害賠償に関し必要な事項を明記しなければならない。
2 前項により委託した事務の主管課長は、受託者に対し、委託業務に係る個人情報保護の適正な管理のために必要な措置を講じるよう指導し、当該委託事務の管理に当たる。
(端末機の管理)
第28条 端末機を設置した課等に端末機管理責任者（以下「端末機管理者」という。）を置き、当該設置課長等の長をもって充てる。
2 端末機管理者は、所管の端末機を善良に管理するとともに、これによって処理されるデータの秘密漏えいの防止、不正使用の防止等十分な管理を行わなければならない。
3 端末機の操作は、端末機管理者の指示または承認を受けた者が行わなければならない。
4 端末機管理者は、企画振興課長が許可した場合を除き、企画振興課が設置する端末機以外の機器を企画振興課所管の電子計算組織に結合してはならない。
(危機管理計画)
第29条 電子計算組織において、町民に著しい影響を及ぼす不測の事態が生じたとき、またはその恐れがあるときに、被害を未然に防ぎ、または被害の拡大を防止し、早急な復旧を図るため、危機管理計画を策定するものとする。
2 前項の危機管理計画は、電子計算組織ごとに当該計算組織の所管課が必要に応じて策定するものとする。
(補則)
第30条 この規程に定めるもののほか、実施に関し必要な事項は、企画振興課長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成18年10月4日から施行する。
附 則(平成20年9月16日訓令第8号)
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この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成25年3月29日訓令第3号)
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この要綱は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月30日訓令第2号)
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この規程は、平成28年4月1日から施行する。
様式第1号(第11条第1項関係)
「業務処理申込書」
様式第2号(第12条第1項関係)
「システム変更依頼書／プログラム修正依頼書」
様式第3号(第13条第1項関係)
「資料作成依頼書」
様式第4号(第15条第1項関係)
「データ送り状」
様式第5号(第16条第1項関係)
「出力帳票引渡書」
様式第6号(第20条第1項関係)
「オープン使用申請書」